Our road to Ultrace 2025 – how we created an exceptional VIP zone

Due giorni di evento. Cinquantamila visitatori. Tre progetti. Cento metri quadrati allestiti. La prima area VIP di questo tipo.

Ultrace 2025 si avvicinava rapidamente e noi di adsystem sentivamo che sarebbe stato un evento destinato a ridefinire i nostri standard. Una celebrazione della passione, della velocità, del drift e del tuning, che attira migliaia di fan e professionisti da tutta Europa. Abbiamo avuto l’onore di partecipare come partner ufficiale del festival.

Tutto è iniziato da un’idea: creare uno spazio che fosse allo stesso tempo confortevole, elegante e in sintonia con lo spirito automobilistico di Ultrace. I sistemi Stand fieristico modulare mFrame, che utilizziamo abitualmente in progetti indoor, sono stati parzialmente adattati per questo evento straordinario. Il nostro obiettivo principale era realizzare un’area VIP su due livelli con un grande schermo Video Wall che proiettasse i visual di Ultrace.

Avevamo solo 5 giorni per costruire tutto, anche se il progetto era partito due mesi prima, con la firma del contratto con Ultrace 2025. Abbiamo realizzato una serie di visualizzazioni 3D e disegni tecnici per mostrare al cliente la struttura potenziale. Ogni elemento doveva essere perfettamente coordinato – dai totem informativi allo stand adsystem con la Toyota Supra, fino alla drift zone. Sapevamo che sarebbe stata la nostra prima collaborazione con un evento di tale portata e, allo stesso tempo, una sfida che avrebbe richiesto tutte le nostre competenze ed esperienza.

Una delle sfide più complesse è stata il tetto del piano superiore della nostra area VIP a due piani. Il sistema mFrame non è pensato per ambienti esterni difficili, e Ultrace si svolgeva all’aperto, nella ventosa Arena Tarczyński. Inoltre, era la prima struttura del genere mai realizzata, quindi non avevamo precedenti diretti a cui rifarci.

Abbiamo però deciso di affrontare la sfida e testare come si sarebbe comportato il sistema all’esterno. Grazie alle idee del nostro reparto produzione, abbiamo creato un prototipo di tetto sostenuto da un pilastro centrale, con tutta la struttura zavorrata tramite contenitori d’acqua per garantire la stabilità anche in condizioni meteo difficili. In alcune aree abbiamo utilizzato stampe su materiali outdoor per aumentare l’impermeabilità. Il risultato finale ha superato la prova: l’area VIP non solo era stabile, ma ha anche lasciato un’impressione forte e positiva su tutti gli ospiti.

Come partner dell’evento ci è stato assegnato uno spazio dedicato da allestire. Al centro del nostro stand è stata esposta una Toyota Supra – un’icona dell’automobilismo – pensata per attirare l’attenzione e suscitare emozioni forti.

Sapevamo che si trattava di un progetto importante che richiedeva un allestimento d’impatto. Abbiamo nuovamente utilizzato i sistemi mFrame per creare uno spazio che non solo valorizzasse la Supra, ma che fosse anche in linea con la dinamicità dell’evento e del modello presentato. Lo schermo video mostrava le ultime innovazioni di Toyota, e l’intero allestimento era unico, interattivo e dinamico – proprio come la Supra stessa.

L’area dell’evento era suddivisa in diverse zone dedicate ad attività specifiche: dal check-in per i pass VIP, alla drift zone, fino a una galleria d’arte ispirata ai componenti automobilistici. In questi punti strategici, il nostro cliente ci ha richiesto l’installazione di totem informativi. Li abbiamo costruiti utilizzando il sistema CTF, con zavorre ad acqua per garantirne la stabilità. Il risultato è stato una segnaletica chiara ed efficace, che ha aiutato i visitatori a orientarsi in modo intuitivo.

Quando abbiamo visto la nostra area completata dal vivo per la prima volta, non potevamo credere che ciò che avevamo progettato fosse diventato davvero parte integrante di Ultrace 2025. Due giorni pieni di drift, macchine potenti ed emozioni forti – e tra tutto questo, la nostra area VIP, diventata una delle zone più visitate dell’intero evento.

Ultrace 2025 sarà per sempre una pietra miliare nella nostra storia. E stiamo già pianificando la prossima avventura.