Unser Weg zur Ultrace 2025 – wie wir eine außergewöhnliche VIP-Zone geschaffen haben

Zwei Eventtage. Fünfzigtausend Besucher. Drei Projekte. Einhundert Quadratmeter gestaltete Fläche. Die erste VIP-Zone dieser Art.

Die Ultrace 2025 rückte mit großen Schritten näher – und bei adsystem war uns sofort klar: Das wird ein Event, das neue Maßstäbe für unsere Arbeit setzt. Ein Fest für Leidenschaft, Geschwindigkeit, Drift und Tuning, das tausende Fans und Fachleute aus ganz Europa anzieht. Und wir hatten die Ehre, als offizieller Partner Teil davon zu sein.

Alles begann mit einer Idee: einen Raum zu schaffen, der nicht nur komfortabel und elegant ist, sondern auch den automobilen Geist der Ultrace widerspiegelt. Unsere Modularer Messestand mFrame-Systeme, die wir normalerweise für Innenraumlösungen einsetzen, wurden für dieses besondere Event angepasst. Unser Ziel war es, eine zweistöckige VIP-Zone mit einem großformatigen Video Wall zu bauen, auf dem visuelle Inhalte der Ultrace gezeigt werden sollten.

Für den Aufbau hatten wir nur 5 Tage Zeit – obwohl das Projekt bereits zwei Monate vorher startete, als wir den Vertrag mit Ultrace 2025 unterzeichneten. Wir entwickelten eine Reihe von 3D-Visualisierungen und technischen Entwürfen, damit der Kunde eine klare Vorstellung vom Endergebnis hatte. Jedes einzelne Element musste perfekt abgestimmt sein – von den Informationstotems über den Exhibition Stand mit einem Toyota Supra bis hin zur Drift-Zone. Uns war klar: Das ist unsere erste Zusammenarbeit mit einem Event dieser Größenordnung – und gleichzeitig eine echte Bewährungsprobe für all unsere Kompetenzen und unser Know-how.

Eine der größten Herausforderungen stellte das Dach der oberen Etage unserer zweistöckigen VIP-Zone dar. Das mFrame-System ist ursprünglich nicht für schwierige Außenbedingungen konzipiert – und die Ultrace fand unter freiem Himmel statt, auf dem windigen Tarczyński-Areal. Zudem war es die erste Konstruktion dieser Art, sodass wir keinerlei Vorerfahrung mit einer solchen Lösung hatten.

Trotzdem nahmen wir die Herausforderung an und testeten, wie sich das System im Außenbereich verhält. Dank kreativer Ideen unserer Produktionsabteilung entstand ein Prototyp mit einem mittig gestützten Dach, das bei Bedarf mit Wassercontainern beschwert wurde, um maximale Stabilität bei Wind und Wetter zu garantieren. An ausgewählten Stellen verwendeten wir Outdoor-Druckmaterialien, um die Konstruktion zusätzlich wetterfest zu machen. Das Endergebnis bestand den Härtetest – die VIP-Zone war nicht nur sicher, sondern beeindruckte auch optisch alle Besucher.

Als offizieller Eventpartner erhielten wir eine eigene Fläche zur freien Gestaltung. Im Mittelpunkt unseres Exhibition Stands stand ein Toyota Supra – eine Ikone der Automobilwelt, die sofort die Blicke auf sich zog und starke Emotionen weckte.

Uns war bewusst, dass es sich um ein anspruchsvolles Projekt handelt, das eine hochwertige Präsentation erfordert. Erneut setzten wir auf unsere mFrame-Systeme, um eine Umgebung zu schaffen, die nicht nur den Supra in Szene setzt, sondern auch die Dynamik des Events und des Fahrzeugs widerspiegelt. Ein großer Bildschirm präsentierte die neuesten Innovationen von Toyota. Die gesamte Gestaltung war einzigartig, interaktiv und kraftvoll – genau wie der Supra selbst.

Das Eventgelände war in mehrere Zonen für unterschiedliche Aktivitäten unterteilt – vom VIP-Armband-Check-in über die Drift-Zone bis hin zu einer Kunstausstellung rund um Autoteile. Unser Kunde wünschte sich in diesen Bereichen die Platzierung von Informationstotems. Wir entwickelten diese auf Basis des CTF-Systems und beschwerten sie mit Wassertanks, um eine sichere Stabilität zu gewährleisten. Das Ergebnis: Klar gekennzeichnete Informationspunkte, die für eine bessere Orientierung auf dem Gelände sorgten.

Als wir unsere VIP-Zone zum ersten Mal live sahen, konnten wir kaum glauben, dass das, was wir geschaffen hatten, tatsächlich Teil der Ultrace 2025 war. Zwei Tage voller Drifts, starker Maschinen und intensiver Emotionen – und mittendrin unsere VIP-Zone, die zu einem der meistbesuchten Bereiche des gesamten Events wurde.

Ultrace 2025 wird für immer ein Teil unserer Geschichte bleiben. Und wir planen bereits, was wir beim nächsten Mal umsetzen werden.